Informativa privacy Vexomirava

Tutela dei dati personali nelle iniziative di wellbeing e salute mentale in azienda, con particolare attenzione a riservatezza, sicurezza e diritti delle persone coinvolte.

Informativa sul trattamento dei dati personali

Questa informativa descrive come Vexomirava tratta i dati personali delle persone che visitano il sito, contattano il team o partecipano a iniziative collegate al wellbeing e alla salute mentale in ambito lavorativo. L’obiettivo è fornire una spiegazione chiara delle categorie di dati raccolti, delle finalità del trattamento, delle basi giuridiche applicate e dei diritti riconosciuti agli interessati, in conformità alla normativa italiana ed europea in materia di protezione dei dati personali.

Particolare attenzione viene dedicata alle informazioni che possono emergere in contesti sensibili, come richieste di supporto legate a stress, clima organizzativo o benessere psicologico. Vexomirava adotta misure tecniche e organizzative adeguate per ridurre i rischi, limita l’accesso ai dati alle sole persone autorizzate e incoraggia un uso responsabile delle informazioni, ricordando che i contenuti del sito hanno finalità informative e non sostituiscono consulenze professionali personalizzate.

Modalità di raccolta dei dati

Vexomirava raccoglie dati personali quando l’utente compila form di contatto, richiede informazioni su iniziative di wellbeing, si iscrive a comunicazioni informative o interagisce con contenuti digitali. Possono essere acquisiti anche dati tecnici di navigazione attraverso cookie e log di sistema. In alcuni casi, l’organizzazione cliente può condividere con Vexomirava dati relativi a referenti interni o partecipanti a progetti, nel rispetto delle basi giuridiche applicabili e delle informative fornite agli interessati.

Dati forniti direttamente

  • Dati identificativi di base, come nome, cognome, ruolo professionale e organizzazione di appartenenza, forniti durante la compilazione di form o nel corso di comunicazioni dirette.
  • Dati di contatto, quali indirizzo email, numero di telefono aziendale o altri recapiti professionali utilizzati per comunicare con Vexomirava.
  • Informazioni fornite nel testo dei messaggi, comprese descrizioni del contesto organizzativo, esigenze legate al wellbeing o alla salute mentale in azienda, sempre trattate con particolare riservatezza.
  • Preferenze espresse rispetto a canali e frequenza delle comunicazioni, ad esempio iscrizione o disiscrizione da aggiornamenti informativi.
  • Eventuali dati relativi alla partecipazione a incontri, workshop o iniziative di wellbeing, come presenze, feedback sintetici e interessi tematici, gestiti in coerenza con le comunicazioni ricevute.

Informazioni raccolte automaticamente

  • Dati tecnici di connessione, come indirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo e impostazioni del dispositivo utilizzato per accedere al sito.
  • Informazioni sulle pagine visitate, sul tempo di permanenza e sui percorsi di navigazione, raccolte tramite cookie e strumenti simili, nel rispetto delle preferenze espresse.
  • Log di sistema relativi al funzionamento del sito, utili per monitorare la sicurezza, prevenire abusi e garantire la disponibilità dei servizi online.
  • Eventuali identificatori online generati dai sistemi di tracciamento, utilizzati in forma aggregata per analisi statistiche e miglioramento dell’esperienza utente.
  • Dati derivati dall’interazione con moduli e funzionalità del sito, come pulsanti cliccati o errori visualizzati, utilizzati per ottimizzare interfacce e contenuti.

Finalità del trattamento

I dati raccolti da Vexomirava vengono utilizzati per rispondere a richieste di contatto, organizzare e gestire iniziative di wellbeing, inviare comunicazioni informative, migliorare il sito e adempiere a obblighi legali. Quando si tratta di informazioni collegate a salute mentale o contesti HR sensibili, vengono applicate ulteriori cautele nella gestione, privilegiando forme aggregate o pseudonimizzate quando possibile. Le finalità sono definite in modo specifico e non vengono ampliati gli scopi del trattamento senza una base giuridica adeguata.

  • Gestire richieste di informazioni e comunicazioni inviate tramite form di contatto o canali indicati sul sito, fornendo risposte personalizzate e tracciando lo stato delle interazioni.
  • Organizzare e coordinare incontri, workshop, sportelli di ascolto non clinici e altre iniziative di wellbeing, in collaborazione con le organizzazioni clienti.
  • Inviare aggiornamenti su servizi, iniziative e contenuti di Vexomirava, nel rispetto delle preferenze espresse e con possibilità di disiscrizione in ogni momento.
  • Analizzare in forma aggregata l’utilizzo del sito e l’efficacia delle comunicazioni, per migliorare la qualità dei contenuti e delle funzionalità offerte.
  • Gestire aspetti amministrativi, contrattuali e contabili relativi alle collaborazioni con organizzazioni clienti e fornitori di servizi.
  • Adempiere a obblighi di legge, richieste delle autorità competenti o disposizioni in materia di sicurezza, prevenendo abusi e utilizzi non autorizzati dei sistemi.
  • Proteggere i diritti del titolare, degli utenti e di terzi, anche in sede giudiziaria o stragiudiziale, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.

Il nostro impegno: Vexomirava tratta i dati personali con particolare attenzione quando riguardano iniziative di wellbeing, salute mentale o contesti HR sensibili. Le informazioni vengono raccolte solo se necessarie per finalità specifiche, esplicitate in modo trasparente, e conservate per periodi proporzionati. L’accesso ai dati è limitato a persone autorizzate, formate sulla riservatezza e tenute al rispetto di obblighi di confidenzialità. Il sito viene gestito in conformità alla normativa italiana ed europea in materia di protezione dei dati, con misure tecniche e organizzative adeguate al rischio.

Condivisione dei dati

I dati personali possono essere condivisi con fornitori di servizi che supportano Vexomirava in attività tecniche, amministrative o organizzative, come hosting, strumenti di comunicazione, gestione documentale e consulenza professionale. In alcuni casi, informazioni limitate possono essere comunicate a organizzazioni clienti, ad esempio per coordinare la partecipazione a iniziative di wellbeing. La condivisione avviene nel rispetto delle basi giuridiche applicabili, con accordi che disciplinano ruoli e responsabilità di ciascun soggetto coinvolto.

Fornitori di servizi

Per erogare i propri servizi e gestire il sito, Vexomirava si avvale di fornitori esterni, come società di hosting, piattaforme di comunicazione, strumenti di analisi e consulenti professionali. Questi soggetti trattano i dati personali esclusivamente per conto di Vexomirava e in base a istruzioni documentate, con obblighi di riservatezza e sicurezza. L’elenco aggiornato dei principali fornitori può essere richiesto utilizzando i contatti indicati nell’informativa.

Adempimenti di legge

Alcuni dati personali possono essere trattati per adempiere a obblighi previsti dalla legge, da regolamenti o da normative comunitarie, nonché per rispondere a richieste legittime delle autorità competenti. In questi casi il trattamento è limitato a quanto strettamente necessario e può comportare la conservazione dei dati per periodi più lunghi, in funzione delle prescrizioni applicabili e delle esigenze di tutela del titolare.

Statistiche anonime

Per migliorare i contenuti e comprendere in modo aggregato l’utilizzo del sito, Vexomirava può elaborare statistiche anonime o pseudonimizzate, che non consentono l’identificazione diretta degli utenti e vengono usate solo per analisi interne.

Diritti dell’utente

In qualità di interessato, l’utente dispone di diversi diritti sul trattamento dei propri dati personali, tra cui accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione, nei limiti previsti dalla normativa. In presenza di trattamenti basati sul consenso, è possibile revocarlo in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità delle attività svolte prima della revoca. L’utente ha inoltre diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente, qualora ritenga che il trattamento violi la disciplina applicabile.

  • L’utente può richiedere conferma che sia in corso un trattamento dei propri dati personali e ottenere accesso alle informazioni disponibili in forma chiara e comprensibile.
  • Se i dati personali risultano inesatti o incompleti, l’utente ha diritto di ottenere la loro rettifica o integrazione, fornendo le informazioni aggiornate necessarie.
  • In determinate circostanze l’utente può richiedere la cancellazione dei propri dati personali, ad esempio quando non siano più necessari rispetto alle finalità originarie o sia revocato il consenso, fatti salvi obblighi di conservazione previsti dalla legge.
  • Quando tecnicamente possibile, l’utente può richiedere di ricevere in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali forniti, o di trasmetterli a un altro titolare, nei limiti previsti dalla normativa.
  • L’utente ha il diritto di opporsi, per motivi connessi alla propria situazione particolare, al trattamento dei dati basato su legittimo interesse, nonché di opporsi in qualsiasi momento al trattamento per finalità di marketing diretto.
  • In situazioni specifiche l’utente può chiedere la limitazione del trattamento, ad esempio quando contesti l’esattezza dei dati o si opponga al trattamento, consentendo al titolare di conservarli senza utilizzarli temporaneamente.

Per esercitare i diritti descritti, l’utente può utilizzare i canali di contatto indicati sul sito, specificando la natura della richiesta e fornendo, se necessario, informazioni utili a verificarne l’identità. Vexomirava si impegna a rispondere entro i termini previsti dalla normativa, compatibilmente con la complessità della richiesta e con l’eventuale coinvolgimento di organizzazioni clienti o fornitori di servizi.

Sicurezza dei dati

Vexomirava adotta misure tecniche e organizzative per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, distruzione o divulgazione indebita. Tra queste rientrano controlli sugli accessi, sistemi di autenticazione, procedure di backup e criteri di minimizzazione dei dati trattati. In caso di trattamenti collegati a wellbeing e salute mentale, vengono applicate ulteriori cautele, limitando la circolazione delle informazioni e privilegiando forme aggregate quando non sia necessario identificare direttamente le persone.

Misure tecniche

  • Utilizzo di protocolli di comunicazione sicuri per proteggere i dati in transito tra il dispositivo dell’utente e i server che ospitano il sito.
  • Sistemi di backup periodico e ridondanza dei dati, per ridurre il rischio di perdita accidentale di informazioni importanti.
  • Soluzioni di monitoraggio e logging per individuare accessi anomali, tentativi di intrusione o malfunzionamenti che possano compromettere la sicurezza.
  • Procedure di aggiornamento regolare dei software utilizzati, con attenzione alle patch di sicurezza rilasciate dai fornitori tecnologici.

Misure organizzative

  • Definizione di ruoli e responsabilità interne per il trattamento dei dati, con istruzioni documentate rivolte alle persone autorizzate.
  • Percorsi di sensibilizzazione e formazione periodica del personale che gestisce informazioni collegate a wellbeing e salute mentale in azienda.
  • Procedure interne per la gestione di richieste di esercizio dei diritti, incidenti di sicurezza e comunicazioni verso le organizzazioni clienti.
  • Accordi contrattuali con fornitori che trattano dati per conto di Vexomirava, con clausole specifiche su riservatezza e sicurezza.

Tempi di conservazione

I dati vengono conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti, tenendo conto di obblighi legali, esigenze operative e tutela dei diritti del titolare. Trascorsi tali periodi, le informazioni vengono cancellate o rese anonime tramite procedure strutturate. Durate specifiche possono variare in funzione del tipo di rapporto, ad esempio richieste occasionali, collaborazioni continuative o obblighi contabili e fiscali.

  • Per la gestione di account o aree riservate possono essere trattati dati identificativi di base, credenziali di accesso, impostazioni di profilo e preferenze espresse durante l’utilizzo del sito.
  • Durante attività di miglioramento dei servizi possono essere trattati dati aggregati relativi all’utilizzo del sito, alla partecipazione a iniziative e ai feedback raccolti, impiegati per affinare strumenti e processi.
  • Nel contesto di richieste di contatto o progetti di wellbeing possono essere trattati contenuti dei messaggi, preferenze di comunicazione, note operative interne e sintesi di conversazioni, mantenute nel rispetto della confidenzialità.
  • Per la gestione amministrativa delle collaborazioni possono essere trattati dati di fatturazione, estremi identificativi di soggetti giuridici, riferimenti a pagamenti e informazioni contabili strettamente necessarie.
  • Se l’utente acconsente a ricevere aggiornamenti informativi, possono essere trattati dati relativi alle preferenze tematiche, alle interazioni con le comunicazioni inviate e ad eventuali richieste di approfondimento.

Le tempistiche di conservazione possono essere comunicate in modo più dettagliato su richiesta o all’interno di accordi stipulati con organizzazioni clienti. In presenza di contenziosi o richieste delle autorità competenti, alcuni dati potrebbero essere conservati più a lungo, nei limiti consentiti dalla normativa.

Trasferimenti internazionali

In alcuni casi specifici, servizi tecnologici utilizzati da Vexomirava possono comportare il trasferimento di dati verso paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali situazioni vengono privilegiati fornitori che offrano garanzie adeguate, come decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o misure supplementari di sicurezza. Quando tali condizioni non possono essere assicurate, il trasferimento viene limitato o evitato, o viene richiesto un consenso esplicito e informato, se appropriato.

  • Quando possibile, utilizzo di fornitori che trattano i dati all’interno dello Spazio Economico Europeo o in paesi oggetto di decisione di adeguatezza da parte della Commissione europea.
  • Adozione di clausole contrattuali standard o strumenti equivalenti per disciplinare i trasferimenti verso paesi privi di decisione di adeguatezza, integrati da misure di sicurezza aggiuntive.
  • Valutazione dei rischi connessi ai trasferimenti internazionali e verifica periodica dell’affidabilità dei fornitori coinvolti.
  • Limitazione dei dati trasferiti allo stretto necessario per l’erogazione del servizio, con preferenza per forme pseudonimizzate o aggregate quando compatibili con le finalità.

Uso dei cookie

Il sito utilizza cookie tecnici e, previo consenso, cookie funzionali, di analisi e di marketing, descritti in dettaglio nella cookie policy dedicata. Questi strumenti permettono di garantire il funzionamento delle pagine, migliorare i contenuti e, in alcuni casi, proporre comunicazioni più pertinenti. Le preferenze possono essere gestite tramite il banner iniziale o le impostazioni del browser, tenendo presente che la disattivazione di alcune categorie può influire sull’esperienza di navigazione complessiva.

Cookie e tecnologie affini

  • I cookie essenziali vengono utilizzati per garantire il funzionamento tecnico del sito, mantenere le preferenze di consenso e proteggere le sessioni di navigazione da accessi non autorizzati o attività sospette.
  • I cookie di performance aiutano a valutare in forma aggregata come vengono utilizzate le pagine del sito, quali contenuti risultano più consultati e dove si verificano errori, contribuendo al miglioramento continuo dei servizi online.
  • I cookie di personalizzazione permettono di adattare alcuni contenuti o messaggi alle preferenze manifestate dall’utente, nel rispetto dei consensi forniti e delle impostazioni di privacy scelte.
  • I cookie di funzionalità permettono di ricordare impostazioni scelte dall’utente, come lingua o preferenze di visualizzazione, rendendo più coerente l’esperienza di navigazione tra visite successive.

Le scelte espresse attraverso il banner cookie possono essere modificate in qualsiasi momento, ove tecnicamente possibile, oppure tramite le impostazioni del browser. Alcuni cookie potrebbero richiedere ulteriori azioni presso siti di terze parti per completare il processo di revoca del consenso. Per maggiori dettagli si invita a consultare l’informativa cookie aggiornata.

Modifiche alla presente informativa

Vexomirava può aggiornare questa informativa privacy per riflettere modifiche normative, cambiamenti nei servizi offerti o introduzione di nuove tecnologie. Le versioni aggiornate verranno pubblicate su questa pagina, con indicazione della data di ultima revisione. In caso di cambiamenti che incidano in modo sostanziale sui diritti degli utenti, potranno essere adottate forme di comunicazione aggiuntive, compatibilmente con le possibilità tecniche disponibili.

  • Comunicare eventuali modifiche rilevanti alle finalità del trattamento o alle categorie di dati coinvolte, indicando le basi giuridiche aggiornate.
  • Segnalare aggiornamenti significativi relativi a fornitori di servizi che incidono in modo sostanziale sulla gestione dei dati personali.
  • Informare sulle variazioni delle modalità di esercizio dei diritti, come cambiamenti nei canali di contatto o nelle procedure di verifica dell’identità.
  • Evidenziare modifiche normative che richiedano adattamenti nelle pratiche di trattamento o nella struttura dell’informativa stessa.

Si invita a consultare periodicamente questa informativa per restare aggiornati sulle modalità di trattamento dei dati personali e sulle misure di protezione adottate da Vexomirava.

Contatti per la privacy

Per domande sul trattamento dei dati, sull’esercizio dei diritti o sulle misure adottate per proteggere informazioni legate a wellbeing e salute mentale, è possibile contattare il titolare del trattamento tramite i recapiti indicati sul sito. Le richieste verranno valutate e gestite con cura, compatibilmente con gli obblighi di legge e con la necessità di verificare l’identità del richiedente.

Vexomirava

Via Sansovino 243, Torino, TO 10151 Italy

Telefono: +39 06 226 6117

Email: content@vexomirava.sbs

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